دليل شامل لأقسام إدارة الأملاك
مقدمة
عند دخولك لنظام إدارة الأملاك (raghdan.sa/ar/amlak/)، ستجد قائمة جانبية تحتوي على 9 أقسام رئيسية. هذا الدليل يشرح كل قسم بالتفصيل وكيف تستفيد منه في إدارة عقاراتك.
1. لوحة التحكم (Dashboard)
لوحة التحكم هي الصفحة الرئيسية التي تراها عند دخول نظام إدارة الأملاك. تعرض لك نظرة شاملة وسريعة على كل شيء:
الإحصائيات الرئيسية (4 بطاقات):
- إجمالي العقارات — عدد العقارات المسجلة في النظام
- إجمالي الوحدات — عدد الوحدات مع تقسيم (مؤجرة / شاغرة)
- المستأجرين — عدد المستأجرين المسجلين
- نسبة الإشغال — نسبة الوحدات المؤجرة من الإجمالي (مع شريط بياني)
الاختصارات السريعة (4 بطاقات):
- الدفعات — عدد الدفعات المعلقة
- الصيانة — عدد طلبات الصيانة المفتوحة
- العقود — عدد العقود النشطة
- التقارير — وصلة سريعة للتقارير
العقارات الأخيرة:
- عرض آخر العقارات المضافة مع زر "إضافة عقار" سريع
2. العقارات (Properties)
قسم العقارات يتيح لك إدارة جميع عقاراتك المسجلة في النظام.
إضافة عقار جديد (3 خطوات):
- الخطوة 1: تحديد موقع العقار على خريطة Google Maps التفاعلية — اضغط على الموقع الدقيق أو استخدم البحث
- الخطوة 2: إدخال بيانات العقار — اسم العقار، نوعه (عمارة سكنية، فيلا، مجمع تجاري، مبنى مكاتب، استراحة)، العنوان، المدينة، الحي، عدد الأدوار، الوصف
- الخطوة 3: رفع صور العقار (اختياري)
التوليد التلقائي للوحدات:
عند إضافة عقار، يمكنك تحديد عدد الأدوار وعدد الوحدات في كل دور — والنظام يولّد كل الوحدات تلقائياً بأرقام مرتبة. مثلاً: عمارة 5 أدوار × 4 وحدات = 20 وحدة جاهزة فوراً.
طريقة العرض:
- Grid (شبكة) — بطاقات بصور العقار
- List (قائمة) — جدول مفصل
لكل عقار: اسمه، نوعه، موقعه، عدد الوحدات، عدد المؤجر والشاغر، مع أزرار (تعديل، حذف، عرض التفاصيل).
3. الوحدات (Units)
قسم الوحدات يعرض جميع الوحدات (شقق، محلات، مكاتب) عبر جميع عقاراتك.
بيانات كل وحدة:
- رقم الوحدة والدور
- نوع الوحدة (شقة، محل، مكتب، استوديو)
- عدد الغرف ودورات المياه
- المساحة بالمتر المربع
- الإيجار الافتراضي
- حالة الوحدة
الحالات بالألوان:
- أخضر = مؤجرة (يظهر اسم المستأجر)
- أصفر = شاغرة (متاحة للتأجير)
- أحمر = تحت الصيانة
- رمادي = محجوزة
فلترة: يمكنك الفلترة حسب العقار، الحالة، الدور، أو البحث بالرقم.
4. المستأجرين (Tenants)
قسم المستأجرين يتيح لك إدارة جميع المستأجرين المرتبطين بعقاراتك.
إضافة مستأجر:
- إدخال الاسم، رقم الهوية الوطنية، رقم الجوال، البريد الإلكتروني (اختياري)
- ربط المستأجر بوحدة محددة
إرسال دعوة:
- دعوة واتساب (مجانية) — ترسل رسالة واتساب تلقائية مع رابط التسجيل
- دعوة SMS — ترسل رسالة نصية (تحتاج رصيد رسائل)
- بعد قبول الدعوة، يظهر للمستأجر قسم "بوابة المستأجرين" في حسابه
كشف حساب المستأجر:
- بجانب كل مستأجر أيقونة تنقلك مباشرة لكشف حسابه التفصيلي في قسم المحاسبة
حالات المستأجر:
- مسجّل ومربوط ← أخضر
- تم إرسال الدعوة ← أصفر
- غير مسجل ← رمادي
5. العقود (Contracts)
قسم العقود يتيح لك إنشاء وإدارة عقود الإيجار.
إنشاء عقد جديد:
- اختيار المستأجر والوحدة
- تحديد تاريخ البداية والنهاية
- قيمة الإيجار الشهري
- دورة السداد (شهري، ربع سنوي، نصف سنوي، سنوي)
- مبلغ التأمين (اختياري)
التوليد التلقائي للأقساط:
عند إنشاء العقد، يتم توليد الأقساط تلقائياً حسب دورة السداد. مثلاً: عقد سنوي بسداد شهري = 12 قسط تلقائي مع تواريخ استحقاق محددة.
متابعة العقود:
- العقود النشطة والمنتهية والملغاة
- تنبيهات للعقود القاربة على الانتهاء
- إمكانية تجديد العقد
6. الدفعات (Payments)
قسم الدفعات هو القسم الأكثر استخداماً يومياً — يتابع كل الأقساط والمدفوعات.
الإحصائيات:
- الدفعات المتأخرة (مع المبلغ الإجمالي)
- الدفعات المعلقة (بانتظار التأكيد)
- المحصّل هذا الشهر
لكل دفعة:
- اسم المستأجر، العقار، الوحدة
- رقم القسط (مثلاً: الدفعة 3 من 12)
- تاريخ الاستحقاق وعدد أيام التأخير
- المبلغ والحالة
الحالات:
- مسددة (أخضر) — تم التأكيد
- معلقة (أصفر) — بانتظار السداد
- متأخرة (أحمر) — تجاوزت تاريخ الاستحقاق
- بانتظار التأكيد (أزرق) — المستأجر رفع إيصال وينتظر تأكيدك
الإجراءات:
- تأكيد السداد — عند استلام المبلغ، تضغط تأكيد وتتحول الحالة لمسددة
- إرسال تذكير — يرسل رسالة واتساب تلقائية للمستأجر المتأخر
- عرض الإيصال — إذا رفع المستأجر صورة الإيصال
7. الصيانة (Maintenance)
نظام متكامل لإدارة طلبات الصيانة.
مصدر الطلبات:
- من المستأجر عبر بوابة المستأجرين
- يدوياً من المالك/المسوق
دورة حياة الطلب:
- 1جديد — طلب وارد
- 2قيد المراجعة — تم استلام الطلب
- 3قيد التنفيذ — تم تعيين فني
- 4مكتمل — تم الإصلاح
- 5مغلق — تأكيد المستأجر
لكل طلب:
- وصف المشكلة مع صور
- الأولوية (عاجل، عادي، منخفض)
- الوحدة والمستأجر المرتبط
- الفني المعيّن
- التكلفة والفاتورة
الربط مع المحاسبة:
تكاليف الصيانة تُسجّل تلقائياً كمصروفات في نظام المحاسبة.
8. المحاسبة (Accounting)
نظام محاسبي متكامل مصمم ليكون بسيطاً للمالك والمسوق — لا يحتاج خبرة محاسبية.
لوحة المحاسبة الرئيسية:
- إجمالي الإيرادات والمصروفات
- صافي الدخل
- الذمم المدينة (المبالغ المستحقة على المستأجرين)
- رسم بياني للدخل والمصروفات
الأقسام الفرعية:
الفواتير:
- إنشاء فواتير إلكترونية احترافية
- متوافقة مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA)
- تحتوي على رمز QR للتحقق
- تصدير كـ PDF بشعار منشأتك وختمها ورقمها الضريبي
- حساب ضريبة القيمة المضافة 15% تلقائياً
سندات القبض:
- إيصالات استلام المبالغ من المستأجرين
- مرقمة ومؤرخة تلقائياً
المصروفات:
- تسجيل مصروفات كل عقار (صيانة، تنظيف، تأمين، خدمات عامة)
- تصنيف المصروفات حسب النوع
- ربط تلقائي مع طلبات الصيانة
حسابات بنكية:
- إضافة حسابات بنكية متعددة (الراجحي، الأهلي، الإنماء، إلخ)
- تتبع كل حساب بشكل مستقل
- معرفة الرصيد في كل بنك
تأمينات المستأجرين:
- تسجيل مبالغ التأمين لكل مستأجر
- تتبع حالة التأمين (نشط، مسترد جزئياً، مسترد بالكامل)
- إدارة عمليات الاسترداد
تصدير Excel احترافي:
- 7 أنواع تصدير مختلفة
- تصميم احترافي ثنائي اللغة (عربي/إنجليزي)
- ألوان ورؤوس جداول وشعار المنشأة
- يشمل: كشف حسابات، فواتير، مصروفات، تقارير مالية
9. التقارير (Reports)
قسم التقارير يوفر 5 تقارير مالية احترافية:
1. كشف حساب مستأجر:
- اختر المستأجر من القائمة
- يعرض: إجمالي المستحق، المدفوع، المتبقي، التأمين
- جدول المعاملات التفصيلي (الوارد والصادر)
- تصدير Excel لكل مستأجر
2. قائمة الدخل (Income Statement):
- إجمالي الإيرادات (إيجارات + خدمات)
- إجمالي المصروفات (صيانة + تشغيل + إدارة)
- صافي الربح/الخسارة
- فلترة حسب الفترة: شهري، ربع سنوي، نصف سنوي، سنوي، مخصص
3. التدفق النقدي (Cash Flow):
- المبالغ الداخلة والخارجة
- صافي التدفق النقدي
- مفيد لمعرفة السيولة الفعلية
4. ميزان المراجعة (Trial Balance):
- جميع الحسابات (مدين / دائن)
- مطلوب للمحاسب ولتقارير الزكاة
- يظهر الأرصدة لكل حساب
5. الميزانية العمومية (Balance Sheet):
- الأصول (الحسابات البنكية + الذمم المدينة)
- الالتزامات (التأمينات + الضريبة المستحقة)
- حقوق الملكية
- رؤية شاملة للوضع المالي
جميع التقارير:
- تدعم الفلترة بفترات زمنية مرنة
- قابلة للتصدير كـ Excel احترافي
- تظهر بـ رمز الريال السعودي الرسمي
10. الإعدادات (Settings)
- تعديل بيانات المنشأة (الاسم، السجل التجاري، الرقم الضريبي)
- رفع أو تغيير شعار المنشأة
- إعدادات الفواتير (رقم البداية، ملاحظات افتراضية)
- إعدادات الإشعارات
كيف يساعدك الذكاء الاصطناعي؟
نظام إدارة الأملاك في رغدان يستفيد من الذكاء الاصطناعي في:
- التنبيهات الذكية — إشعارات تلقائية قبل انتهاء العقود وتواريخ الاستحقاق
- تحليل الإشغال — اقتراحات لتحسين نسبة الإشغال وتعظيم الدخل
- تقارير تلقائية — توليد ملخصات مالية دورية (شهرية، ربع سنوية، سنوية)
- تذكيرات واتساب تلقائية — إرسال تذكيرات دفع للمستأجرين المتأخرين بدون تدخل
- ربط المصروفات — ربط تلقائي بين طلبات الصيانة والمصروفات المالية
ملاحظات مهمة
- النظام مجاني بالكامل لجميع المسوقين العقاريين وأصحاب العقارات.
- يعمل على الكمبيوتر والجوال بتصميم متجاوب.
- يدعم العربي والإنجليزي مع دعم كامل لـ RTL.
- الفواتير متوافقة مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA).
- البيانات مشفرة ومحمية على سيرفرات Google Cloud.
المشاكل الشائعة
- لا أجد قسم المحاسبة: تأكد من تفعيل إدارة الأملاك أولاً.
- الأقساط لا تتولد تلقائياً: تأكد من إنشاء عقد مع تحديد دورة السداد.
- التقارير فارغة: أضف عقارات ومستأجرين وعقود أولاً — التقارير تعتمد على البيانات المدخلة.
- أريد تصدير تقرير لفترة محددة: استخدم فلتر الفترة الزمنية (مخصص) وحدد التاريخ من-إلى.