ماذا يحدث بعد إرسال طلب الاجتماع؟
ماذا يحدث بعد إرسال طلب الاجتماع؟
بعد إرسال طلب الاجتماع، يمر الطلب بعدة مراحل:
1. تحت الدراسة
بعد الإرسال مباشرة، يدخل طلبك في حالة "تحت الدراسة". ستتلقى رسالة تأكيد على بريدك الإلكتروني وجوالك تفيد باستلام الطلب مع رقم مرجعي.
2. مراجعة الطلب
يقوم الفريق المختص بمراجعة طلبك والتحقق من التفاصيل والتوفر.
3. قرار الطلب
بعد المراجعة، سيتم اتخاذ أحد القرارات التالية:
الموافقة
ستتلقى رسالة تأكيد بتفاصيل الموعد الكاملة تشمل:
- اسم المسؤول والمسمى الوظيفي
- التاريخ والوقت المؤكد
- مدة الاجتماع
- إذا كان الاجتماع عبر Zoom، سيتم إرفاق رابط الاجتماع تلقائيًا
اقتراح موعد بديل
إذا لم يكن الموعد المطلوب متاحًا، سيتم اقتراح موعد بديل مناسب وإرساله إليك للتأكيد.
الرفض
في بعض الحالات قد لا يكون الطلب مناسبًا، وستتلقى رسالة توضح السبب مع إمكانية إعادة التقديم لاحقًا.
4. تذكير بالموعد
- قبل الموعد بـ 24 ساعة: رسالة تذكيرية
- قبل الموعد بـ ساعة واحدة: رسالة تذكيرية مع رابط Zoom إن وُجد
5. تغيير أو إلغاء الموعد
في حال تم تغيير الموعد أو إلغاؤه من قبل الإدارة لأي سبب، ستتلقى إشعارًا فوريًا بالتفاصيل.
ملاحظة
جميع الإشعارات تُرسل على البريد الإلكتروني والجوال المسجلين في الطلب.